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  Préstamo y Alquiler de Sala de Videoconferencias
 
  Objetivo
 
  • Llevar un control de la utilización de la Sala de Videoconferencias de manera tal que no existan dos eventos o actividades al mismo tiempo. Además poder dar un seguimiento del estado de la misma.
  • Dar a conocer:
    • Los eventos o actividades que tienen prioridad en el uso de la Sala de Videoconferencias.
    • Los reglamentos que se tienen para hacer un buen uso de la sala.
 
  Alcance
 
  • Videoconferencias
  • Sustentaciones de Proyectos Finales
  • Conferencias, Seminarios, entre otros, organizados por estudiantes de pregrado y postgrado.
  • Diplomados de la Universidad Latina.
  • Eventos realizados por medio de alquiler de la sala.
 
  Procedimiento
 

Préstamo de Sala de Videoconferencias

Administrativos:

  • Verificar la disponibilidad de la sala mediante:
  • Envío de Correo electrónico a: atencion@ulatina.ac.pa; y copia del mismo a sbotacio@ulatina.ac.pa, yhernan@ulatina.ac.pa e iperez@ulatina.ac.pa o vía telefónica al 230-8693 o al 230-8600 ext. 980
  • Al recibir respuesta, si la misma es afirmativa, proceda a llenar la solicitud a través del sistema de requerimientos (realice la solicitud de la sala e indique la fecha y lapso de tiempo que la requiera y todo el equipo tecnológico que necesite). Por cada departamento deberá haber una persona con permisos para utilizar dicho sistema e igualmente deberá haber recibido la capacitación por parte del Departamento de Gerencia de TIC.
  • Posteriormente tendrá que dirigirse al Departamento de Administración.Allí deberá solicitar el formulario de arreglo de sala y llenarlo correctamente.
  • Los dos puntos anteriormente mencionados se deberán realizar con dossemanas de anticipación a la fecha de la actividad.En caso de celebrarse alguna Videoconferencia el departamento de Gerencia de TIC podrá cancelar el préstamo de la sala al menos con una semana de anticipación.
  • El día del evento apersonarse a la sala por lo menos una hora antes para verificar que todo está en orden y tal cual como lo solicitó. En caso de cualquier anomalía dirigirse con el personal de mantenimiento de ese piso para subsanar el mismo. Si el problema es de tipo tecnológico dirigirse al personal de laboratorio del tercer piso o al Centro de Atención a Usuarios ubicado en el segundo piso, cerca de los laboratorios.
  • Al terminar el evento la persona que realizó la solicitud conjuntamente con el personal de laboratorio de ese piso procederá a realizar una supervisión para verificar que todo el equipo tecnológico utilizado este en las mismas condiciones en las que fue entregado. Si en el préstamo fue incluido equipo de Producción Digital el personal de esa área deberá estar pendiente para recogerlos y verificar el buen estado de los mismos.

Profesores o estudiantes:

  • Verificar la disponibilidad de la sala mediante:
  • Envío de Correo electrónico a: atencion@ulatina.ac.pa; y copia del mismo a sbotacio@ulatina.ac.pa, yhernan@ulatina.ac.pa e iperez@ulatina.ac.pa o vía telefónica al 230-8693 o al 230-8600 ext. 980
  • Al recibir respuesta, si la misma es afirmativa, diríjase a su asistente académica, si es profesor (si es estudiante, su profesor debe haberlo autorizado para verificar la disponibilidad de la sala y darle los datos a la asistente académica) yproporciónele toda la información necesaria (fecha, hora, nombre de evento o tipo de evento, equipos tecnológicos que vaya a utilizar, etc.) para que realice la solicitud a través del sistema de requerimientos.

Nota: Las asistentes académicas ya han recibido capacitación en este sistema por el Departamento de Gerencia de TIC.

  • Posteriormente tendrá que dirigirse al Departamento de Administración. Allí deberá solicitar el formulario de arreglo de sala y llenarlo correctamente.
  • Los dos puntos anteriormente mencionados se deberán realizar con dossemanas de anticipación a la fecha de la actividad.En caso de celebrarse alguna Videoconferencia el departamento de Gerencia de TIC podrá cancelar el préstamo de la sala al menos con una semana de anticipación.
  • El día del evento apersonarse a la sala por lo menos una hora antes para verificar que todo está en orden y tal cual como lo solicitó. En caso de cualquier anomalía dirigirse con el personal de mantenimiento de ese piso para subsanar el mismo. Si el problema es de tipo tecnológico dirigirse al personal de laboratorio del tercer piso o al Centro de Atención a Usuarios ubicado en el segundo piso, cerca de los laboratorios.
  • Al terminar el evento la persona que realizó la solicitud conjuntamente con el personal de laboratorio de ese piso procederá a realizar una supervisión para verificar que todo el equipo tecnológico utilizado este en las mismas condiciones en las que fue entregado. Si en el préstamo fue incluido equipo de Producción Digital el personal de esa área deberá estar pendiente para recogerlos y verificar el buen estado de los mismos.

Alquiler de Sala de Videoconferencias:

  • Enviar nota dirigida al Ing. Amílcar Martínez (Gerente de TIC) especificando la o las fechas que requiere, lapso de tiempo, tipo de evento, nombre de la empresa, número de teléfono, número de fax, datos de la persona que hace la solicitud, en fin toda información que se considere relevante, también especifique si requiere de equipo tecnológico. La nota puede ser enviada al correo electrónico amartinez@ulatina.ac.pa o por fax al 230-8687.
  • En el lapso menor de dos días se le estará enviando vía fax una cotización. Favor hacernos llegar su respuesta lo más pronto posible.
  • Aceptado el alquiler (deberá abonar el 50% de la totalidad del alquiler), deberá dirigirse al Departamento de Administración. Allí solicitará el formulario de arreglo de sala y lo llenará correctamente con todo lo que requiera. No nos hacemos responsables por los detalles omitidos en el formulario.

Nota: El 50% restante debe ser cancelado antes del día del evento.

  • El día del evento apersonarse a la sala por lo menos una hora antes para verificar que todo está en orden y tal cual como lo solicitó. En caso de cualquier anomalía dirigirse con el personal de mantenimiento de ese piso para subsanar el mismo. Si el problema es de tipo tecnológico dirigirse al personal de laboratorio del tercer piso o al Centro de Atención a Usuarios ubicado en el segundo piso, cerca de los laboratorios.
  • Al terminar el evento la persona que realizó la solicitud conjuntamente con el personal de laboratorio de ese piso procederá a realizar una supervisión para verificar que todo el equipo tecnológico utilizado este en las mismas condiciones en las que fue entregado.
 
  Otros
 
  • Eventos que tienen prioridad en el uso de la sala de Videoconferencias:
    • Videoconferencias
    • Sustentaciones de Proyectos Finales
  • Reglamentos generales para hacer buen uso de la sala:
    • Tan pronto deje de utilizar el proyector, apáguelo.
    • No tirar o dejar desperdicios fuera del cesto de basura.
    • En las paredes no se puede colocar ningún tipo de anuncio.
    • El arreglo de la sala solamente debe contemplar sillas, mesas, bandera, estandarte, podium y plantas.No se puede hacer arreglos tipo montaje de tiendas, entre otros.
    • El cuarto de control y todo lo que el mismo contenga es para uso exclusivo del personal técnico.No se puede colocar cajetas, bandejas, tazas, etc.
 
 
 
 
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