A la hora de realizar una videoconferencia es indispensable tener en cuenta una serie de consideraciones respecto a la preparación, presentación y comportamiento. A continuación presentamos las siguientes recomendaciones:

1. Antes de la Videoconferencia:

• Tiene que planificar y ensayar la presentación
• Familiarizarse con el equipo y los diferentes medios que utilizará (scanner, retroproyector, video presentación, etc.)
• Simular con la mayor fidelidad posible el aspecto presencial
• Conseguir que todos los participantes se impliquen.
• Prestar especial atención al tiempo establecido para la presentación.
• Fomentar la interacción informal entre las distintas aulas que participen en la videoconferencia.
• Hacer una introducción personal
• Algunas bromas para romper el hielo
• Enviar con cinco días de anticipación a la videoconferencia las diapositivas, etc... que vaya a utilizar.

2. Durante la Videoconferencia:

Nivel oral:

• Hablar claro e intentar mantener un volumen constante.
• Utilizar a menudo pausa para hacer alguna reflexión.
• Indicar claramente, cuando ha terminado de hablar y se está esperando la réplica, ya que toma unos segundos en llegar al destino.

Nivel visual:

• Evitar excesivos movimientos o movimientos bruscos (la transmisión de las imágenes sufre un cierto retraso, de forma que los movimientos parecen estar ralentizados). Es decir, no debe darse la conferencia levantándose o andando por el aula, aunque tampoco debe permanecer rígido "como una estatua".
• Mantener los gráficos, imágenes o cualquier otro tipo de material que utilicemos durante un periodo de tiempo más largo de lo habitual. No mover los gráficos, transparencias, etc... una vez posicionados.
• Evitar el uso de imágenes, gráficos, etc... de baja calidad.
• Ir vestido con ropa de colores poco llamativos. Debe procurar vestir con tonos suaves y uniformes, que no presenten zonas brillantes o con aguas (como el terciopelo); es conveniente evitar colores intensos (rojo, blanco o negro brillante), ropa que presente grandes contrastes (rayas blancas y negras). También deben evitarse en lo posible adornos metálicos u otros objetos que puedan producir reflejos.

3. Cómo mantener la atención.

Nivel oral:

• Exponer claramente cada una de las áreas del tema.
• Hacer constantes resúmenes de cada unidad temática.
• Intentar involucrar a toda la audiencia (participación de los receptores de cada una de las aulas).
• La persona que quiera intervenir, en primer lugar tiene que esperar a que la cámara lo encuadre y enfoque, en segundo lugar tiene que identificarse.

Nivel visual:

• Utilizar diferentes medios para atraer la atención (transparencias, diapositivas, vídeo, etc.)
• En caso de utilizarse gráficos de fondo o transparencias, intentar exponerlas durante un mayor tiempo y no moverlas durante la comunicación.

Las recomendaciones de diseño de los elementos gráficos proyectados durante el acto, tales como transparencias, etc., son las siguientes:

• Fuentes. El tamaño de las fuentes debe ser suficientemente grande como para ser visto desde cualquier punto de la sala (se sugiere un tamaño superior a 28 en el modelo Times New Roman, Arial o Verdana) y utilizar colores claros.
• Fondo. El color de fondo de los documentos proyectados debe permitir la correcta visualización de las letras, gráficos, imágenes, u otros elementos. Preferiblemente colores oscuros.
• Distribución. No es conveniente colocar texto ni otros elementos adicionales del documento, como logotipos o cuadros de gráficos, en la parte superior derecha del mismo, dado que quedarían tapados en caso de que se requiera crear una segunda ventana de imagen en la presentación.
• No utilizar efectos especiales, animaciones ni transiciones en las diapositivas.