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  Lineamientos Necesarios en el uso del servicio de Videoconferencias
 

A la hora de realizar una videoconferencia es indispensable tener en cuenta una serie de consideraciones respecto a la preparación, presentación y comportamiento. A continuación presentamos las siguientes recomendaciones:

 

1. Antes de la Videoconferencia:

  • Tiene que planificar y ensayar la presentación
  • Familiarizarse con el equipo y los diferentes medios que utilizará (scanner, retroproyector, video presentación, etc.)
  • Simular con la mayor fidelidad posible el aspecto presencial
  • Conseguir que todos los participantes se impliquen.
  • Prestar especial atención al tiempo establecido para la presentación.
  • Fomentar la interacción informal entre las distintas aulas que participen en la videoconferencia.
    • Hacer una introducción personal
    • Algunas bromas para romper el hielo
  • Enviar con cinco días de anticipación a la videoconferencia las diapositivas, etc... que vaya a utilizar.

2. Durante la Videoconferencia:

Nivel oral:

  • Hablar claro e intentar mantener un volumen constante.
  • Utilizar a menudo pausa para hacer alguna reflexión.
  • Indicar claramente, cuando ha terminado de hablar y se está esperando la réplica, ya que toma unos segundos en llegar al destino.

Nivel visual:

  • Evitar excesivos movimientos o movimientos bruscos (la transmisión de las imágenes sufre un cierto retraso, de forma que los movimientos parecen estar ralentizados). Es decir, no debe darse la conferencia levantándose o andando por el aula, aunque tampoco debe permanecer rígido "como una estatua".
  • Mantener los gráficos, imágenes o cualquier otro tipo de material que utilicemos durante un periodo de tiempo más largo de lo habitual. No mover los gráficos, transparencias, etc... una vez posicionados.
  • Evitar el uso de imágenes, gráficos, etc... de baja calidad.
  • Ir vestido con ropa de colores poco llamativos. Debe procurar vestir con tonos suaves y uniformes, que no presenten zonas brillantes o con aguas (como el terciopelo); es conveniente evitar colores intensos (rojo, blanco o negro brillante), ropa que presente grandes contrastes (rayas blancas y negras). También deben evitarse en lo posible adornos metálicos u otros objetos que puedan producir reflejos.

3. Cómo mantener la atención.

Nivel oral:

  • Exponer claramente cada una de las áreas del tema.
  • Hacer constantes resúmenes de cada unidad temática.
  • Intentar involucrar a toda la audiencia (participación de los receptores de cada una de las aulas).
  • La persona que quiera intervenir, en primer lugar tiene que esperar a que la cámara lo encuadre y enfoque, en segundo lugar tiene que identificarse.

Nivel visual:

  • Utilizar diferentes medios para atraer la atención (transparencias, diapositivas, vídeo, etc.)
  • En caso de utilizarse gráficos de fondo o transparencias, intentar exponerlas durante un mayor tiempo y no moverlas durante la comunicación.

Las recomendaciones de diseño de los elementos gráficos proyectados durante el acto, tales como transparencias, etc., son las siguientes:

  • Fuentes. El tamaño de las fuentes debe ser suficientemente grande como para ser visto desde cualquier punto de la sala (se sugiere un tamaño superior a 28 en el modelo Times New Roman, Arial o Verdana) y utilizar colores claros.
  • Fondo. El color de fondo de los documentos proyectados debe permitir la correcta visualización de las letras, gráficos, imágenes, u otros elementos. Preferiblemente colores oscuros.
  • Distribución. No es conveniente colocar texto ni otros elementos adicionales del documento, como logotipos o cuadros de gráficos, en la parte superior derecha del mismo, dado que quedarían tapados en caso de que se requiera crear una segunda ventana de imagen en la presentación.
  • No utilizar efectos especiales, animaciones ni transiciones en las diapositivas.
 

 

 
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